Wanneer je in een organisatie werkt met een team, dan ben je vast en zeker bekend met projectmanagement software. Deze tools worden steeds vaker gebruikt en daarom vinden wij het tijd om er eens in te duiken. In deze blog lees je alles wat je moet weten over projectmanagement software en geven wij je onze top 4 van de beste opties op de markt.
Wat is projectmanagement software
Projectmanagement software wordt gebruikt in een groot deel van bedrijven in allerlei sectoren. Het zijn tools of hulpmiddelen voor het optimaliseren van project planning en het inzetten van resources. Daarnaast biedt het ook de mogelijk aan teams en projectleiders om het budget in de gaten te houden, om kwaliteitscontroles uit te voeren en om documentatie over projecten bij te houden.
Er zijn veel projectmanagement pakketten die aan allerlei specifieke wensen en eisen voldoen. De meeste zijn handig in de cloud te gebruiken, zodat iedereen er overal bij kan, bijvoorbeeld als medewerkers thuis werken. Andere pakketten zijn op het lokale netwerk van een organisatie opgeslagen om nog meer veiligheid te bieden. Zo is er voor iedere organisatie wel iets te vinden wat voldoet.
Wat zijn de voordelen van projectmanagement software
Overzicht houden in alle aspecten van een project is van groot belang voor succes. Met projectmanagement software heb je op zowel organisatie- als teamniveau de mogelijkheid om allerlei zaken in je organisatie professioneel en soepel te laten verlopen. We noemden eerder al bijvoorbeeld resource management en budget informatie. Maar er is veel meer mogelijk. We zetten de voordelen op een rijtje:
- Het bijhouden van takenlijsten. Handig om medewerkers/teamleden taken te geven en de voortgang hiervan bij te houden.
- Kalenders en agenda’s voor optimaal time management.
- Communicatiemogelijkheden, waardoor teams en teamleden binnen een project handig, snel en overzichtelijk contact met elkaar kunnen hebben.
- Verslaglegging, wat voor elk project erg belangrijk is. Dit biedt voor projectmanagers handvatten om de voortgang bij te houden, maar geeft ook de teamleden houvast van wat er allemaal gebeurt binnen het project.
- Het delen van bestanden. In plaats van elkaar e-mails sturen met bijlages, is het uploaden van bestanden in projectmanagement software veel makkelijker en vooral overzichtelijker. Zo heeft iedereen binnen een project toegang tot de benodigde documenten en bestanden.
Zoek je een partner die je kan helpen met het vertalen van content binnen jouw project? Wij hebben tientallen jaren ervaring met het vertalen van grote én kleine projecten. Zo kunnen wij documenten vertalen, marketing campagnes vertalen én helpen opzetten, websites vertalen en nog veel meer! Zoek je een betrouwbare partner die met je meedenkt om jouw project tot een succes te maken door middel van vertalingen? Neem dan contact met ons op!
Wat zijn de nadelen van projectmanagement software
Naast de vele voordelen zijn er ook wel wat nadelen te bedenken voor het gebruik van projectmanagement software.
Allereerst zijn er de kosten van de software. Hoe meer gebruikers en hoe uitgebreider de opties, hoe duurder de meeste pakketten worden. Dit is niet voor iedere organisatie haalbaar, of wenselijk.
Daarnaast kost het tijd om de medewerkers met de software te leren werken. Dit is niet zozeer een nadeel, maar wel een belangrijk punt om aan te denken voor je als organisatie aan de slag gaat. Hoe effectief de inzet van projectmanagement software is, hangt compleet af van de of iedereen er goed mee werkt en gebruikt voor de taken waar het voor gebruikt moet worden. Als de helft van een team niet alles bijhoudt, is de hele tool eigenlijk amper goed bruikbaar. Om medewerkers te ondersteunen in het gebruik, kan het nuttig zijn om ze een cursus te geven om de fijne kneepjes van het pakket te leren.
Onze top 4 beste projectmanagement software
Nu we het gehad hebben over de voordelen én de nadelen van projectmanagement software, geven we je onze top 3. Er zijn uiteraard nog veel meer goede pakketten, maar met deze 3 kan je als organisatie zeker veel voordeel behalen en snel aan de slag.
Meistertask
Meistertask is projectmanagement software gericht op een kanban stijl van werken. Het biedt een visueel bord, waar je alle taken handig in kan zetten met de bijbehorende fases, zoals opstart, uitvoer en afgerond. Dit biedt veel overzicht en is met name handig voor projecten die een hoge snelheid hebben van afronden. Het is eigenlijk een digitale manier van het gebruik maken van de traditionele post-it plakpapiertjes en heel populair bij veel organisaties over de hele wereld.
Asana
Asana zorgt ervoor dat teams precies weten wat ze moeten doen en dat dit op een overzichtelijke manier duidelijk is. Asana biedt vele mogelijkheden, zoals budgetmanagement, feedbackopties en het opzetten en runnen van campagnes. Door middel van handige borden is het altijd helder voor iedereen in welke fase van het project je zit en wat er gedaan moet worden. Daarnaast is het te integreren met vele andere software pakketten van onder andere Microsoft, Google en Adobe.
Zoho
Zoho is uitgebreide projectmanagement software met een overzichtelijk en gemakkelijke gebruikers interface. Alles wat je als bedrijf kan wensen is mogelijk met Zoho, zoals document management, allerlei grafieken om resultaten weer te geven en natuurlijk vele soorten planning. Ook handig is dat het goed integreert met o.a. Google en Dropbox.
Trello
Trello is een andere super handige en overzichtelijke, visuele projectmanagement tool. Als organisatie kun je gemakkelijk je productiviteit boosten door al je taken in borden, lijsten en kaarten te zetten. Ook kun je workflows maken in Trello en op vele manieren resultaten prachtig mooi naar voren laten komen.
We hopen dat deze blog je inzicht geeft in de mogelijkheden van projectmanagement software. Is het iets voor jouw organisatie?
